Ogni quanto ricontattare un cliente (agenti e rappresentanti)
Sbagliare i tempi costa più che sbagliare le parole: troppo presto sembri assillante, troppo tardi il cliente è già andato altrove.
Cicli di riordino e giri di zona
L'agenda dell'agente è vincolata alla geografia: i richiami vanno allineati al giro di zona, così ogni contatto diventa una visita e non una telefonata isolata. La frequenza dipende dal ciclo di consumo del prodotto, non dal calendario dell'agente.
- Cliente attivo con riordino frequente: contatto ogni 3-4 settimane.
- Cliente stagionale: due contatti programmati prima della stagione.
- Nuovo cliente acquisito: contatto a 10 giorni dalla prima consegna.
- Cliente inattivo da oltre 6 mesi: inserito nel prossimo giro di zona, non richiamato al telefono.
Il principio: il ritmo lo detta il servizio, non il calendario
Ogni prestazione ha una durata naturale. Nel settore agenti e rappresentanti il momento del richiamo coincide con il momento in cui il risultato precedente inizia a esaurirsi: è lì che la tua proposta risulta utile invece di commerciale.
Per questo la domanda giusta non è “ogni quanto scrivo”, ma “quanto dura quello che ho fatto”. La risposta è già l'intervallo di ricontatto.
Intervalli di riferimento per il tuo lavoro
| Situazione | Quando ricontattare |
|---|---|
| Un richiamo a distanza di pochi giorni per chiudere l'ordine mentre il cliente ha ancora in mente la proposta. | Dopo la presentazione del campionario |
| AutomatiCall calcola il richiamo in base all'ultimo ordine, così il cliente non resta scoperto. | Al tempo medio di riassortimento |
| Trovi subito i clienti che avevano acquistato linee simili e li avvisi uno per uno. | Nuovo listino o nuova collezione |
| Compare tra le priorità del giorno prima che passi al rappresentante della concorrenza. | Cliente della zona fermo da mesi |
Tre errori di tempistica che si pagano
In AutomatiCall ogni contatto ha una data di prossimo ricontatto e la schermata “Oggi” separa i richiami scaduti da quelli in giornata. Se sposti un follow-up, la data si aggiorna e la persona torna nella lista al momento giusto: nessuna agenda parallela da aggiornare a mano.
- Ricontattare tutti nello stesso giorno del mese: il cliente percepisce l'invio di massa.
- Aspettare che il cliente si faccia vivo: chi si fa vivo da solo è una minoranza, gli altri si perdono in silenzio.
- Non fissare il prossimo richiamo subito dopo il contatto: se non ha una data, non avverrà.
Come impostarlo in pratica
- Salvi il cliente con azienda, referente, zona e condizioni concordate.
- Annoti l'ordine raccolto e le linee che tratta nella sua scheda.
- Imposti il prossimo richiamo o la prossima visita (anche ricorrente).
- Ogni mattina apri “Oggi” e vedi chi visitare, chi chiamare e chi risentire su WhatsApp.
Domande frequenti
- Meglio pochi contatti curati o molti contatti frequenti?
- Pochi e ben distanziati. Un richiamo utile ogni ciclo di servizio produce più appuntamenti di quattro messaggi generici nello stesso periodo.
- Come gestisco chi non risponde mai?
- Si sposta a un intervallo lungo (tre-sei mesi) invece di eliminarlo: molti clienti tornano quando cambia la loro situazione, non la tua proposta.
- Posso organizzare il giro visite per zona?
- Puoi registrare zona e itinerario nella scheda cliente, filtrare i contatti e programmare le visite in agenda con promemoria ricorrenti.
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Altri approfondimenti per agenti e rappresentanti
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