Scheda cliente e storico: cosa annotare (agenti e rappresentanti)

Storico ordini, condizioni e persona di riferimento

Per un agente la scheda cliente è lo strumento di lavoro in mobilità: condizioni concordate, referente che decide gli acquisti, cosa ha già in assortimento. Sono le informazioni che permettono di preparare la visita in due minuti in auto.

• Referente che decide l'ordine e orari in cui è reperibile.
• Condizioni e sconti concordati, con la data dell'accordo.
• Storico degli articoli ordinati e di quelli rifiutati.
• Note sul punto vendita: spazi, esposizione, concorrenza presente.

Le informazioni che servono davvero

Per agenti e rappresentanti sono soprattutto i dettagli tecnici e personali a fare la differenza al contatto successivo: sono quelli che trasformano un messaggio qualunque in un messaggio che solo tu potevi scrivere.

• Dati minimi: nome, numero di telefono, come vi siete conosciuti.
• Storico delle prestazioni: cosa hai fatto, quando e con quali dettagli tecnici.
• Preferenze e vincoli: orari, abitudini, cose da evitare, persone collegate (famiglia, colleghi).
• Contatti avuti: messaggi inviati, risposte ricevute, telefonate e loro esito.
• Prossimo passo: la data del prossimo ricontatto e il motivo.

Il momento in cui scrivere le note

Le note vanno scritte subito dopo, non la sera. Dopo mezz'ora hai già perso metà dei dettagli, dopo un giorno resta solo un ricordo generico.

Per questo nell'app puoi dettare la nota a voce in dieci secondi mentre riordini o cammini: viene trascritta nella scheda del cliente e resta nello storico, insieme ai messaggi inviati e alle risposte ricevute.

Cosa NON scrivere

Le informazioni del tuo account sono visibili solo a te e puoi esportarle o cancellarle quando vuoi. Annota il necessario per lavorare meglio, non tutto quello che sai.

• Giudizi personali su clienti o loro familiari: la scheda è un archivio di lavoro.
• Dati sanitari o sensibili non necessari alla prestazione.
• Dati di pagamento completi.

A cosa serve poi tutto questo

Con storico e note in ordine il richiamo si scrive in trenta secondi. E quando devi telefonare a un cliente che non senti da tempo, l'app prepara una scaletta di punti da dire partendo da quello che c'è nella sua scheda, da consultare, scaricare o stampare.

• Salvi il cliente con azienda, referente, zona e condizioni concordate.
• Annoti l'ordine raccolto e le linee che tratta nella sua scheda.
• Imposti il prossimo richiamo o la prossima visita (anche ricorrente).
• Ogni mattina apri “Oggi” e vedi chi visitare, chi chiamare e chi risentire su WhatsApp.

Domande frequenti

Devo trasferire tutto quello che ho su carta o su Excel?

No, non serve un travaso completo. Conviene inserire i clienti man mano che li incontri: in poche settimane hai in app i clienti attivi, che sono quelli su cui conta il ricontatto.

Le note si possono cercare?

Sì: puoi cercare per nome e filtrare i contatti, e ogni scheda mostra la cronologia completa in ordine di data.

Funziona in auto o dal cliente?

Sì, è pensato per lo smartphone: apri la scheda, detti una nota a voce dopo la visita e programmi il prossimo richiamo in pochi secondi.

Altri approfondimenti per agenti e rappresentanti

• Clienti che non tornanoRecuperare chi è sparito
• Ogni quanto ricontattareTempistiche giuste
• Follow-up dopo preventivoChiudere le proposte aperte
• Messaggio dopo il servizioFar tornare il cliente
• Promemoria appuntamentiRidurre le assenze
• Clienti da ricontattare oggiMettere ordine nelle priorità
• Scheda clienti dal telefonoAvere lo storico sempre con te
• Follow-up dopo telefonataNon perdere ciò che è stato deciso