Scheda cliente

La scheda cliente raccoglie dati di contatto, storico delle prestazioni, note, preferenze e prossimo ricontatto.

È la memoria dell'attività. Senza scheda i dettagli restano nella testa di una persona sola e si perdono al primo periodo di lavoro intenso.

Una scheda utile contiene cinque blocchi: chi è (nome, telefono, come vi siete conosciuti), cosa hai fatto (prestazioni con data e dettagli tecnici), come lo vuole (orari, abitudini, cose da evitare), cosa vi siete detti (messaggi, risposte, telefonate ed esito) e cosa succede dopo (data del prossimo ricontatto e motivo). Se manca l'ultimo blocco la scheda diventa un archivio, non uno strumento di lavoro.

Va compilata subito dopo l'incontro, non la sera: dopo poche ore i dettagli utili sono già svaniti. Annotare a voce accorcia molto i tempi.

Contiene ciò che serve a lavorare meglio, non tutto ciò che si sa: niente giudizi personali, niente dati sensibili non necessari. Le note su una persona sono dati personali, quindi si scrive solo quello che serve a erogare il servizio e si tiene aggiornato.

Le schede cliente su carta o in un foglio di calcolo funzionano finché sono poche: il limite non è l'archivio, è il momento in cui servono. Una scheda di carta va cercata nel cassetto, una riga di Excel va letta su uno schermo piccolo, e in entrambi i casi nessuno ti avvisa che quella persona andava richiamata la settimana scorsa.

In AutomatiCall la scheda cliente è la pagina del contatto: storico in ordine di data, note (anche dettate a voce), appuntamenti collegati, messaggi inviati con il loro stato e il follow-up successivo con la sua data. Da lì l'assistente ricava la sintesi da rileggere prima di chiamare.