Scheda cliente e storico: cosa annotare (personal trainer)
Il vantaggio competitivo di un'attività locale è la memoria: ricordare i dettagli di ogni persona. Ma la memoria va scritta, non ricordata.
Progressi, infortuni e carichi: lo storico che rende il lavoro difendibile
Uno storico ordinato di carichi, misure e limitazioni permette di dimostrare i progressi (la ragione principale per cui un allievo rinnova) e di non riproporre esercizi controindicati dopo un infortunio.
- Carichi principali e progressioni per esercizio.
- Infortuni, dolori riferiti ed esercizi da evitare.
- Misure e obiettivi con le date reali.
- Assenze e motivi: servono per capire quando l'aderenza sta calando.
Le informazioni che servono davvero
Per personal trainer sono soprattutto i dettagli tecnici e personali a fare la differenza al contatto successivo: sono quelli che trasformano un messaggio qualunque in un messaggio che solo tu potevi scrivere.
- Dati minimi: nome, numero di telefono, come vi siete conosciuti.
- Storico delle prestazioni: cosa hai fatto, quando e con quali dettagli tecnici.
- Preferenze e vincoli: orari, abitudini, cose da evitare, persone collegate (famiglia, colleghi).
- Contatti avuti: messaggi inviati, risposte ricevute, telefonate e loro esito.
- Prossimo passo: la data del prossimo ricontatto e il motivo.
Il momento in cui scrivere le note
Le note vanno scritte subito dopo, non la sera. Dopo mezz'ora hai già perso metà dei dettagli, dopo un giorno resta solo un ricordo generico.
Per questo nell'app puoi dettare la nota a voce in dieci secondi mentre riordini o cammini: viene trascritta nella scheda del cliente e resta nello storico, insieme ai messaggi inviati e alle risposte ricevute.
Cosa NON scrivere
Le informazioni del tuo account sono visibili solo a te e puoi esportarle o cancellarle quando vuoi. Annota il necessario per lavorare meglio, non tutto quello che sai.
- Giudizi personali su clienti o loro familiari: la scheda è un archivio di lavoro.
- Dati sanitari o sensibili non necessari alla prestazione.
- Dati di pagamento completi.
A cosa serve poi tutto questo
Con storico e note in ordine il richiamo si scrive in trenta secondi. E quando devi telefonare a un cliente che non senti da tempo, l'app prepara una scaletta di punti da dire partendo da quello che c'è nella sua scheda, da consultare, scaricare o stampare.
- Salvi l'allievo con obiettivo, livello e giorni di allenamento.
- Annoti progressi e assenze con una nota veloce o dettata.
- Imposti i richiami per scadenze, rinnovi e controlli.
- Ogni mattina apri Oggi e sai chi contattare, con il messaggio suggerito.
Domande frequenti
- Devo trasferire tutto quello che ho su carta o su Excel?
- No, non serve un travaso completo. Conviene inserire i clienti man mano che li incontri: in poche settimane hai in app i clienti attivi, che sono quelli su cui conta il ricontatto.
- Le note si possono cercare?
- Sì: puoi cercare per nome e filtrare i contatti, e ogni scheda mostra la cronologia completa in ordine di data.
- Posso preparare i messaggi in anticipo?
- Sì, hai modelli di messaggio riutilizzabili che puoi adattare al singolo allievo.
Provalo sui tuoi clienti
Registrati gratis, inserisci i primi clienti e domani mattina l'app ti dice chi ricontattare.
Altri approfondimenti per personal trainer
- Clienti che non tornanoRecuperare chi è sparito
- Ogni quanto ricontattareTempistiche giuste
- Follow-up dopo preventivoChiudere le proposte aperte
- Messaggio dopo il servizioFar tornare il cliente
- Promemoria appuntamentiRidurre le assenze
- Clienti da ricontattare oggiMettere ordine nelle priorità
- Scheda clienti dal telefonoAvere lo storico sempre con te
- Follow-up dopo telefonataNon perdere ciò che è stato deciso