Scheda cliente e storico: cosa annotare (parrucchieri e barbieri)

La scheda tecnica è il vero valore del salone

Formula, tempi di posa, volumi di ossidante, allergie, preferenze sulla lunghezza: sono informazioni che oggi vivono nella testa di chi ha fatto il servizio. Se quella persona è in ferie o cambia salone, il lavoro si rifà a memoria e il risultato cambia.

Annotarle nella scheda cliente ha due effetti pratici: la ripetibilità del colore e la possibilità di far lavorare un collaboratore sulla stessa cliente senza ricominciare da zero.

• Formula colore completa con marca, numeri e ossidante.
• Tempi di posa effettivi e reazione del capello.
• Preferenze: lunghezza minima, riga, prodotti che non tollera.
• Foto prima/dopo per le trasformazioni importanti.

Le informazioni che servono davvero

Per parrucchieri e barbieri sono soprattutto i dettagli tecnici e personali a fare la differenza al contatto successivo: sono quelli che trasformano un messaggio qualunque in un messaggio che solo tu potevi scrivere.

• Dati minimi: nome, numero di telefono, come vi siete conosciuti.
• Storico delle prestazioni: cosa hai fatto, quando e con quali dettagli tecnici.
• Preferenze e vincoli: orari, abitudini, cose da evitare, persone collegate (famiglia, colleghi).
• Contatti avuti: messaggi inviati, risposte ricevute, telefonate e loro esito.
• Prossimo passo: la data del prossimo ricontatto e il motivo.

Il momento in cui scrivere le note

Le note vanno scritte subito dopo, non la sera. Dopo mezz'ora hai già perso metà dei dettagli, dopo un giorno resta solo un ricordo generico.

Per questo nell'app puoi dettare la nota a voce in dieci secondi mentre riordini o cammini: viene trascritta nella scheda del cliente e resta nello storico, insieme ai messaggi inviati e alle risposte ricevute.

Cosa NON scrivere

Le informazioni del tuo account sono visibili solo a te e puoi esportarle o cancellarle quando vuoi. Annota il necessario per lavorare meglio, non tutto quello che sai.

• Giudizi personali su clienti o loro familiari: la scheda è un archivio di lavoro.
• Dati sanitari o sensibili non necessari alla prestazione.
• Dati di pagamento completi.

A cosa serve poi tutto questo

Con storico e note in ordine il richiamo si scrive in trenta secondi. E quando devi telefonare a un cliente che non senti da tempo, l'app prepara una scaletta di punti da dire partendo da quello che c'è nella sua scheda, da consultare, scaricare o stampare.

• Salvi il cliente con nome e numero: bastano dieci secondi alla cassa.
• Annoti il servizio, la formula colore e le preferenze nella sua scheda.
• Imposti il prossimo richiamo (o lo lasci calcolare in base al servizio).
• Ogni giorno apri la lista “Oggi” e mandi i messaggi con un tocco su WhatsApp.

Domande frequenti

Devo trasferire tutto quello che ho su carta o su Excel?

No, non serve un travaso completo. Conviene inserire i clienti man mano che li incontri: in poche settimane hai in app i clienti attivi, che sono quelli su cui conta il ricontatto.

Le note si possono cercare?

Sì: puoi cercare per nome e filtrare i contatti, e ogni scheda mostra la cronologia completa in ordine di data.

Posso segnare che tipo di colore ho usato?

Sì. Ogni cliente ha una scheda con note e storico degli interventi, così all'appuntamento successivo ritrovi subito formule, tempi e preferenze.

Altri approfondimenti per parrucchieri e barbieri

• Clienti che non tornanoRecuperare chi è sparito
• Messaggi WhatsAppCosa scrivere davvero
• Ogni quanto ricontattareTempistiche giuste
• Appuntamenti mancatiMeno buchi in agenda
• Follow-up dopo preventivoChiudere le proposte aperte
• Messaggio dopo il servizioFar tornare il cliente
• Promemoria appuntamentiRidurre le assenze
• Clienti da ricontattare oggiMettere ordine nelle priorità
• Scheda clienti dal telefonoAvere lo storico sempre con te
• Follow-up dopo telefonataNon perdere ciò che è stato deciso