Scheda cliente e storico: cosa annotare (consulenti)
Il vantaggio competitivo di un'attività locale è la memoria: ricordare i dettagli di ogni persona. Ma la memoria va scritta, non ricordata.
Chi decide, chi paga, cosa è già stato detto
Nella consulenza la memoria della trattativa vale più della presentazione: sapere chi è il decisore reale, quale obiezione è emersa e cosa hai già mandato evita di ripetere passaggi e fa la differenza in fase di chiusura.
- Ruoli: referente operativo e decisore economico.
- Obiezioni emerse e risposte già date.
- Documenti inviati con data (preventivi, proposte, contratti).
- Vincoli di budget e tempi decisionali dichiarati.
Le informazioni che servono davvero
Per consulenti sono soprattutto i dettagli tecnici e personali a fare la differenza al contatto successivo: sono quelli che trasformano un messaggio qualunque in un messaggio che solo tu potevi scrivere.
- Dati minimi: nome, numero di telefono, come vi siete conosciuti.
- Storico delle prestazioni: cosa hai fatto, quando e con quali dettagli tecnici.
- Preferenze e vincoli: orari, abitudini, cose da evitare, persone collegate (famiglia, colleghi).
- Contatti avuti: messaggi inviati, risposte ricevute, telefonate e loro esito.
- Prossimo passo: la data del prossimo ricontatto e il motivo.
Il momento in cui scrivere le note
Le note vanno scritte subito dopo, non la sera. Dopo mezz'ora hai già perso metà dei dettagli, dopo un giorno resta solo un ricordo generico.
Per questo nell'app puoi dettare la nota a voce in dieci secondi mentre riordini o cammini: viene trascritta nella scheda del cliente e resta nello storico, insieme ai messaggi inviati e alle risposte ricevute.
Cosa NON scrivere
Le informazioni del tuo account sono visibili solo a te e puoi esportarle o cancellarle quando vuoi. Annota il necessario per lavorare meglio, non tutto quello che sai.
- Giudizi personali su clienti o loro familiari: la scheda è un archivio di lavoro.
- Dati sanitari o sensibili non necessari alla prestazione.
- Dati di pagamento completi.
A cosa serve poi tutto questo
Con storico e note in ordine il richiamo si scrive in trenta secondi. E quando devi telefonare a un cliente che non senti da tempo, l'app prepara una scaletta di punti da dire partendo da quello che c'è nella sua scheda, da consultare, scaricare o stampare.
- Salvi il contatto e la richiesta con quattro parole di contesto.
- Annoti esito di ogni chiamata, incontro o email.
- Programmi il prossimo passo con una data precisa.
- Ogni giorno chiudi la lista dei ricontatti in pochi minuti.
Domande frequenti
- Devo trasferire tutto quello che ho su carta o su Excel?
- No, non serve un travaso completo. Conviene inserire i clienti man mano che li incontri: in poche settimane hai in app i clienti attivi, che sono quelli su cui conta il ricontatto.
- Le note si possono cercare?
- Sì: puoi cercare per nome e filtrare i contatti, e ogni scheda mostra la cronologia completa in ordine di data.
- Posso lavorare su più clienti contemporaneamente?
- Sì, i contatti sono filtrabili e ordinabili, e i follow-up scaduti restano sempre in evidenza.
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Altri approfondimenti per consulenti
- Clienti che non tornanoRecuperare chi è sparito
- Messaggi WhatsAppCosa scrivere davvero
- Ogni quanto ricontattareTempistiche giuste
- Follow-up dopo preventivoChiudere le proposte aperte
- Messaggio dopo il servizioFar tornare il cliente
- Promemoria appuntamentiRidurre le assenze
- Clienti da ricontattare oggiMettere ordine nelle priorità
- Scheda clienti dal telefonoAvere lo storico sempre con te
- Follow-up dopo telefonataNon perdere ciò che è stato deciso