Scheda cliente e storico: cosa annotare (estetiste e make-up artist)

Tipo di pelle, allergie e prodotti usati: la scheda che protegge te

Nell'estetica la scheda non serve solo a vendere meglio: serve a lavorare in sicurezza. Sapere che una cliente ha avuto una reazione a una cera o a un attivo cambia il trattamento successivo, e averlo scritto è una tutela.

• Tipo di pelle, sensibilità e reazioni avute.
• Prodotti e attivi usati in ogni seduta.
• Sedute residue del pacchetto e date effettive.
• Consensi e indicazioni post-trattamento consegnate.

Le informazioni che servono davvero

Per estetiste e make-up artist sono soprattutto i dettagli tecnici e personali a fare la differenza al contatto successivo: sono quelli che trasformano un messaggio qualunque in un messaggio che solo tu potevi scrivere.

• Dati minimi: nome, numero di telefono, come vi siete conosciuti.
• Storico delle prestazioni: cosa hai fatto, quando e con quali dettagli tecnici.
• Preferenze e vincoli: orari, abitudini, cose da evitare, persone collegate (famiglia, colleghi).
• Contatti avuti: messaggi inviati, risposte ricevute, telefonate e loro esito.
• Prossimo passo: la data del prossimo ricontatto e il motivo.

Il momento in cui scrivere le note

Le note vanno scritte subito dopo, non la sera. Dopo mezz'ora hai già perso metà dei dettagli, dopo un giorno resta solo un ricordo generico.

Per questo nell'app puoi dettare la nota a voce in dieci secondi mentre riordini o cammini: viene trascritta nella scheda del cliente e resta nello storico, insieme ai messaggi inviati e alle risposte ricevute.

Cosa NON scrivere

Le informazioni del tuo account sono visibili solo a te e puoi esportarle o cancellarle quando vuoi. Annota il necessario per lavorare meglio, non tutto quello che sai.

• Giudizi personali su clienti o loro familiari: la scheda è un archivio di lavoro.
• Dati sanitari o sensibili non necessari alla prestazione.
• Dati di pagamento completi.

A cosa serve poi tutto questo

Con storico e note in ordine il richiamo si scrive in trenta secondi. E quando devi telefonare a un cliente che non senti da tempo, l'app prepara una scaletta di punti da dire partendo da quello che c'è nella sua scheda, da consultare, scaricare o stampare.

• Crei la scheda della cliente con tipo di pelle, allergie e trattamenti preferiti.
• Registri ogni seduta con una nota veloce, anche dettata a voce.
• Programmi il richiamo alla distanza giusta per quel trattamento.
• Ogni giorno vedi chi ricontattare e mandi il messaggio già pronto.

Domande frequenti

Devo trasferire tutto quello che ho su carta o su Excel?

No, non serve un travaso completo. Conviene inserire i clienti man mano che li incontri: in poche settimane hai in app i clienti attivi, che sono quelli su cui conta il ricontatto.

Le note si possono cercare?

Sì: puoi cercare per nome e filtrare i contatti, e ogni scheda mostra la cronologia completa in ordine di data.

I dati delle clienti sono al sicuro?

Sì. I dati sono protetti e visibili solo al tuo account; puoi esportarli o cancellarli quando vuoi.

Altri approfondimenti per estetiste e make-up artist

• Clienti che non tornanoRecuperare chi è sparito
• Messaggi WhatsAppCosa scrivere davvero
• Appuntamenti mancatiMeno buchi in agenda
• Follow-up dopo preventivoChiudere le proposte aperte
• Messaggio dopo il servizioFar tornare il cliente
• Promemoria appuntamentiRidurre le assenze
• Clienti da ricontattare oggiMettere ordine nelle priorità
• Scheda clienti dal telefonoAvere lo storico sempre con te
• Follow-up dopo telefonataNon perdere ciò che è stato deciso