Scheda cliente e storico: cosa annotare (agenti immobiliari)

Esigenza, budget e immobili già visti

Nell'immobiliare la scheda serve per proporre l'immobile giusto: tenere traccia di cosa il cliente ha già visto e perché l'ha scartato è quello che permette di non ripresentare la stessa tipologia e di sembrare un professionista che ascolta.

• Esigenza reale: zona, metri, piano, esigenze familiari.
• Budget dichiarato e budget effettivo (spesso diversi).
• Immobili visitati con il motivo dello scarto.
• Stato del finanziamento e tempi di rogito.

Le informazioni che servono davvero

Per agenti immobiliari sono soprattutto i dettagli tecnici e personali a fare la differenza al contatto successivo: sono quelli che trasformano un messaggio qualunque in un messaggio che solo tu potevi scrivere.

• Dati minimi: nome, numero di telefono, come vi siete conosciuti.
• Storico delle prestazioni: cosa hai fatto, quando e con quali dettagli tecnici.
• Preferenze e vincoli: orari, abitudini, cose da evitare, persone collegate (famiglia, colleghi).
• Contatti avuti: messaggi inviati, risposte ricevute, telefonate e loro esito.
• Prossimo passo: la data del prossimo ricontatto e il motivo.

Il momento in cui scrivere le note

Le note vanno scritte subito dopo, non la sera. Dopo mezz'ora hai già perso metà dei dettagli, dopo un giorno resta solo un ricordo generico.

Per questo nell'app puoi dettare la nota a voce in dieci secondi mentre riordini o cammini: viene trascritta nella scheda del cliente e resta nello storico, insieme ai messaggi inviati e alle risposte ricevute.

Cosa NON scrivere

Le informazioni del tuo account sono visibili solo a te e puoi esportarle o cancellarle quando vuoi. Annota il necessario per lavorare meglio, non tutto quello che sai.

• Giudizi personali su clienti o loro familiari: la scheda è un archivio di lavoro.
• Dati sanitari o sensibili non necessari alla prestazione.
• Dati di pagamento completi.

A cosa serve poi tutto questo

Con storico e note in ordine il richiamo si scrive in trenta secondi. E quando devi telefonare a un cliente che non senti da tempo, l'app prepara una scaletta di punti da dire partendo da quello che c'è nella sua scheda, da consultare, scaricare o stampare.

• Salvi il contatto con esigenza, budget e zona di interesse.
• Dopo ogni visita annoti l'immobile e il riscontro ricevuto.
• Programmi il ricontatto alla distanza giusta.
• Prepari il messaggio o la chiamata con lo storico sotto mano.

Domande frequenti

Devo trasferire tutto quello che ho su carta o su Excel?

No, non serve un travaso completo. Conviene inserire i clienti man mano che li incontri: in poche settimane hai in app i clienti attivi, che sono quelli su cui conta il ricontatto.

Le note si possono cercare?

Sì: puoi cercare per nome e filtrare i contatti, e ogni scheda mostra la cronologia completa in ordine di data.

Funziona mentre sono in giro?

Sì: è nato mobile-first, aggiorni la scheda subito dopo la visita, dall'auto o dal pianerottolo.

Altri approfondimenti per agenti immobiliari

• Clienti che non tornanoRecuperare chi è sparito
• Appuntamenti mancatiMeno buchi in agenda
• Follow-up dopo preventivoChiudere le proposte aperte
• Messaggio dopo il servizioFar tornare il cliente
• Promemoria appuntamentiRidurre le assenze
• Clienti da ricontattare oggiMettere ordine nelle priorità
• Scheda clienti dal telefonoAvere lo storico sempre con te
• Follow-up dopo telefonataNon perdere ciò che è stato deciso