Schede clienti: cosa scriverci e come tenerle

Risposta breve

Una scheda cliente utile contiene poco e sempre le stesse cose: come si chiama e come lo contatti, cosa ha fatto con te finora, cosa preferisce, quando va ricontattato e perché. Tutto il resto è archivio. Se una riga non ti serve per la prossima conversazione, non scriverla.

Le cinque parti di una scheda che si usa davvero

• Anagrafica minima: nome, telefono, eventuale email. Niente campi che non compilerai mai.
• Storico: cosa è stato fatto e quando, in una riga per volta.
• Preferenze e vincoli: orari possibili, prodotti che ama o evita, come vuole essere contattato.
• Prossimo passo: data del ricontatto e motivo, scritti insieme.
• Note personali utili al lavoro: il figlio che si sposa a giugno, la trasferta a settembre.

Perché la scheda su carta smette di funzionare

Il quaderno e il foglio di calcolo registrano il passato ma non ti avvisano di nulla. Il valore di una scheda cliente non sta nell'archivio: sta nel fatto che qualcuno, a una certa data, ti dica “oggi devi risentire questa persona, ecco perché”. Senza quel promemoria la scheda si consulta solo quando il cliente si fa vivo da solo.

Come si scrive una nota che sarà utile fra tre mesi

Scrivi al presente e in modo concreto: “vuole richiamare a settembre dopo le vacanze, interessata al pacchetto da 5 sedute” è utile. “Chiamata ok” non dice niente. Aggiungi sempre le parole esatte che ha usato il cliente: sono l'aggancio migliore per riaprire il discorso.

Privacy: cosa non mettere nella scheda

Le note servono al lavoro, non al giudizio. Evita valutazioni personali, dati sanitari non necessari e informazioni riservate su terze persone. Ricorda che il cliente ha diritto di sapere quali dati conservi e di chiederne la cancellazione: tenere schede sobrie rende semplice rispondere a una richiesta del genere.

La scheda dentro AutomatiCall

Ogni cliente ha una scheda con storico, preferenze e appuntamenti; il pulsante “Dimmi tutto su questo cliente” ricostruisce in poche righe la storia prima di una chiamata, e il prossimo ricontatto compare nell'elenco del giorno insieme al messaggio già pronto.